76 Stand 01.01.2024 2.3 Vorbereitung Beauftragung von Planungsleistungen [→ S. 349] Mit dem Beschluss der Kirchenverwaltung „Beauftragung von Planungsleistungen“ beginnt die Phase der Vorbereitung. Der Beschluss stellt noch keinen rechtsverbindlichen Auftrag an den externen Architekten bzw. Fachplaner dar. Nach Abschluss der Vertragsverhandlungen werden schriftliche Verträge zwischen dem kirchlichen Auftraggeber und den jeweiligen externen Planungspartner fixiert. Der jeweilige Vertrag regelt insbesondere den Leistungsumfang und enthält auch eine Honorarvereinbarung. Die Honorarvereinbarung soll angemessen sein und orientiert sich an der jeweils gültigen Honorartabelle der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure). Die Verträge mit externen Planungspartnern werden erst gültig, wenn sie durch Genehmigungsvermerk der Stiftungsaufsichtsbehörde genehmigt sind. Kommt zur Finanzierung der Baumaßnahme eine Maßnahmenförderung durch Dritte in Betracht (meist staatliche Fördergeber), ist bei Auswahl der Planungsbeteiligten bzw. bei der Vergabe von Planungsleistungen die Einhaltung der jeweiligen Vorgaben der betreffenden Förderstellen durch den Auftraggeber sicherzustellen.In der Regel müssen Planungsleistungen in diesen Fällen durch ein geregeltes und zu dokumentierendes Vergabeverfahren vergeben werden. Es ist zu klären, ob es ausreicht, drei Angebote von Planern unter Wahrung des Grundsatzes der Transparenz, der Gleichbehandlung, des wechselnden Bieterkreises sowie auch der landkreisübergreifenden Abfrage einzuholen. Eine freihändige Vergabe an einen Planer ist meist nicht mehr möglich. Nachdem sich die vergaberechtlichen Vorgaben häufig ändern, wird empfohlen, eine entsprechende Beratungsleistung für die rechtskonforme Vorbereitung und Abwicklung der Vergabe von Planungsleistung in Anspruch zu nehmen (z.B. Fachanwalt für Vergaberecht). Erst auf Grundlage von stiftungsaufsichtlich genehmigten Verträgen können die beauftragten Planungsleistungen einvernehmlich und gesichert abgerufen werden. Bei Stufenverträgen müssen die weiteren Beauftragungen stiftungsaufsichtlich genehmigt werden. Die Einholung der stiftungsaufsichtlichen Genehmigung für die weiteren Planungsleistungen innerhalb eines Stufenvertrags erfolgt durch die Abteilung Planen und Bauen.
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